Datenschutzhinweise gem. Art. 13 ff. DSGVO

zum Verfahren „dTeamboard powered by DEON“

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung

Für die vorliegende Datenverarbeitung inkl. der Datenverarbeitung auf Server-Ebene, im Administrations-Bereich, im Rahmen der Webseite (https://deon.dataport.de) sowie in den virtuellen Zusammenarbeitsräumen (im Folgenden auch Projekte genannt) ist Dataport verantwortlich.

2. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Dataport AöR

Altenholzer Straße 10-14

24161 Altenholz

Website: https://www.dataport.de/

E-Mail: poststelle@dataport.de

De-Mail: poststelle@dataport.de-mail.de

Tel.: 0431-3295-0

Dataport ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den Vorstand

https://www.dataport.de/wer-wir-sind/organe/

3. Datenschutzbeauftragte

Dataport hat eine Datenschutzbeauftragte bestellt, an die Sie sich bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden können:

Annika Kremser
Datenschutzbeauftragte

Am Tabakquartier 58

28197 Bremen
Tel.: +49 421 83558-7398

E-Mail: dataportdatenschutzbeauftragter@dataport.de

4. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Nutzung des Verfahrens „dTeamboard powered by DEON“ als Arbeitsplattform zu ermöglichen. Die Verarbeitung durch Dataport erfolgt gemäß Art. 6 Abs 1 lit. c DSGVO iVm Art. 88 Abs. 1 DSGVO, § 26 Abs. 4 BDSG, § 15 Abs. 1 LDSG-SH, § 85 Abs. 1 LBG-SH, TV Dataport sowie Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO iVm. § 3 Abs. 1 LDSG-SH in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Dataport Staatsvertrag.

5. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet und welche Kategorien von Personen sind betroffen?

a) Kategorien personenbezogener Daten

Identifikationsdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, AD-Account-Name für die Nutzerverwaltung

Account- und Aktivitätsdaten: Letzter Login, Erstellungs- und Aktualisierungsdatum des Accounts, Lizensierungsstatus, Rolle, Anwesenheits-Status

Inhaltsdaten und Logging-Daten in den Zusammenarbeitsräumen: Inhalte, konkrete Tätigkeit einer Person im Zusammenarbeitsraum inkl. Name, Uhrzeit, durchgeführte Aktion (Versionierung), Live-Mauszeiger aller Mitglieder des Zusammenarbeitsraums, Meta-Daten an allen einzelnen Elementen

Logging-Daten:(Auth-, Event-, Projektadmin- und Audit-Logs)nur bei Nutzung über

Webseite:

RequestLogging auf dem Webserver (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Name und URL der abgerufenen Datei, Browser, Betriebssystem)

technisch notwendige Cookies (Anti-Forgery-Tokens, Spracheinstellungen, Authentifizierungs-Cookies, Session-ID)

b) Kategorien betroffener Personen

Registrierte Anwender:innen und Administrator:innen des Verfahrens „dTeamboard powered by DEON“ als Beschäftigte von Dataport bzw. von im Auftrag von Dataport tätigen Dritten.

6. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre Daten werden ausschließlich durch Ihre Angaben bei der Registrierung sowie Ihre Aktionen bei der Nutzung bzw. Administration des Verfahrens erhoben und verarbeitet. Eine Datenerhebung aus anderen Quellen erfolgt nicht.

7. Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt?

Dataport legt Ihre personenbezogenen Daten nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften offen oder wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt. Die erhobenen Daten werden nur Dataport-intern, sofern nötig, dem FVM und ggf. dem TVM von Teamboard powered by Deon offengelegt.

Ferner kann Dataport in Einzelfällen durch gerichtliche oder behördliche Anordnung zur Offenlegung personenbezogener Daten verpflichtet werden.

8. Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine Internationale Organisation und Rechtsgrundlage der Übermittlung

Eine Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine Internationale Organisation erfolgt nicht.

9. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten in dem Verfahren nur solange durch Dataport gespeichert wie zur Verfolgung der Zwecke erforderlich, zu denen die Daten erhoben wurden. Danach werden die Daten unverzüglich durch Dataport gelöscht, es sei denn, die Daten werden noch wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigt.

Identifikations-, Account- und Aktivitätsdaten sowie Inhaltsdaten und Logging-Daten in den Zusammenarbeitsräumen:

Wird ein Nutzer-Account endgültig gelöscht, wird automatisiert überprüft, ob der/die Anwender:in in Projekten aktiv war, die auch von anderen Anwender:innen bearbeitet werden.

Sollte der/die Anwender:in ausschließlich in allein genutzten Projekten aktiv gewesen sein, werden all diese Projekte gelöscht und anschließend der Nutzer-Eintrag inklusive aller personenbezogenen Daten komplett aus der Datenbank entfernt. Im anderen Fall werden all diese Projekte gelöscht, in denen der/die Anwender:in ausschließlich selbst aktiv war. Anschließend werden die personenbezogenen Daten vollständig aus der Datenbank entfernt und der Nutzer-Account durch einen anonymisierten Nutzer-Eintrag ersetzt. Die zugehörigen von dem/der Anwender:in erstellten Inhaltsdaten werden anonymisiert in den fortbestehenden Projekten vorgehalten. Sollten später alle Projekte permanent gelöscht werden, in denen der/die gelöschte Anwender:in aktiv war, wird auch der anonymisierte Nutzer-Eintrag bereinigt. Sollte ein Nutzer-Eintrag zur Bewahrung der Datenintegrität nicht vollständig zu löschen sein, werden ebenfalls alle zugehörigen personenbezogenen Daten gelöscht und der anonymisierte Nutzer-Eintrag archiviert. Es verbleibt im System also lediglich die ID des/der Anwender:in, über welche keine Rückschlüsse auf eine Person gezogen werden können. Der archivierte Nutzer-Eintrag wird endgültig gelöscht, sobald die Datenintegrität nicht mehr gefährdet ist.

Die Löschverfahren gestalten sich für die unterschiedlichen Nutzergruppen wie folgt:

a) Alle Anwender:innen können jederzeit selbst die Löschung des eigenen Accounts durch Anfrage an das Postfach dteamboard@dataport.de beantragen. Der zugehörige Account wird in diesem Fall nach Eingang binnen maximal zwei Werktagen nach obenstehendem Muster endgültig gelöscht.

b) Anwender:innen mit einer zugewiesenen Voll-Lizenz: Diesen Nutzer:innen kann auf Antrag der jeweiligen Auftragsberechtigten hin die aktive Lizenz entzogen werden. In diesem Fall wird der Zugang zum System mit sofortiger Wirkung gesperrt, es werden jedoch noch keinerlei Daten gelöscht. Nutzer-Accounts werden erst dann endgültig gelöscht, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder aus anderen Gründen die vollständige Löschung durch den Auftragsberechtigten beantragt wird. Die endgültige Löschung nach obenstehendem Muster erfolgt spätestens binnen maximal zwei Werktagen nach Eingang der Meldung. In Bezug auf für Dataport tätige Externe findet die endgültige Löschung nach obenstehendem Muster zum ersten Werktag des dritten Monats mit einer Umsetzungsfrist von maximal zwei Werktagen statt, sofern ihr Nutzer-Account nicht turnusmäßig aktiv durch eine organisatorisch- oder projektverantwortliche Person verlängert wurde.

c) Gast-Nutzer:innen: Gast-Nutzer:innen erhalten für einen Zeitraum von 14 Kalender-Tagen Zugriff und werden anschließend sofort nach obenstehendem Muster endgültig gelöscht.

Logging-Daten (Auth-, Event- und Audit-Logs):

Die Speicherung der unterschiedlichen Logs finden jeweils wie folgt statt: Es findet ein Roll-Over der Log-Dateien statt, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

1. ein neuer Tag ist angebrochen (Systemzeit des Servers),

2. die Log-Datei hat eine Größe von 10 MB erreicht.

Bei Erreichen der maximalen Speicherkapazität, werden automatisch die ältesten Logdateien gelöscht, um die festgelegte Gesamtgröße dauerhaft einzuhalten.

Request Logging auf dem Web-Server (Website): werden nach 30 Tagen gelöscht.

Technisch notwendige Cookies (Website): werden nach Beendigung der Session gelöscht.

10. Eingesetzte Cookies

Wir setzen folgende Cookies ein:

Admin Tool

Name des Cookies	Anbieter	Zweck	Kategorie	Rechtsgrundlage
__RequestVerificationToken_Prefix (Prefix wird dynamisch generier)	DEON	Schutz vor CSRF-Angriffen	Technisch notwendig	Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 25 Abs. 2, Ziff. 2 TDDDG
.ASPXAUTH_ADMIN	DEON	Authentifizierung	Technisch notwendig	Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 25 Abs. 2, Ziff. 2 TDDDG
ASP.NET_SessionId_Admin	DEON	Session-ID	Technisch notwendig	Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 25 Abs. 2, Ziff. 2 TDDDG
visible-table-columns	DEON	Benutzer Einstellungen		Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 25 Abs. 2, Ziff. 2 TDDDG

Web Client:

Name des Cookies	Anbieter	Zweck	Kategorie	Rechtsgrundlage
__RequestVerificationToken_Prefix (Prefix wird dynamisch generier)	DEON	Schutz vor CSRF-Angriffen	Technisch notwendig	Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 25 Abs. 2, Ziff. 2 TDDDG
.ASPXAUTH	DEON	Authentifizierung	Technisch notwendig	Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 25 Abs. 2, Ziff. 2 TDDDG
ASP.NET_SessionId	DEON	Session-ID	Technisch notwendig	Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 25 Abs. 2, Ziff. 2 TDDDG

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als Betroffener gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen geltend machen:

· Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO

· Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 16, 17 und 18 DSGVO

· Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO

· Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 DSGVO

Sie können sich mit Ihren Anliegen gerne an unsere Datenschutzbeauftragten (siehe 2.) oder an die Verantwortliche (siehe 1.) wenden.

12. Ihr Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben das Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt.

Für die Dataport AöR ist das ULD SH zuständig:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
Tel.: 0431 988-1200

E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

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